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做好大型会议会务工作的实战技巧,不要错过哦!

所属分类:公司头条   发布时间:2021-11-30  作者:admin
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会议是自有人类以来就存在的一种社会现象。在现代社会,会议是..机构进行决策和管理,实现..职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务工作是一项复杂的系统工作,也是办公室的一项重要的职责,在筹备组织的过程中,稍不注意就会出现难以弥补的差错,造成不良影响。会务工作水平的高低,直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务,应抓好以下三个方面工作:  

会前筹备工作 

会议有效的重点是计划性要好,计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分,直接关系到会议的成功与否。据统计,会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说,高质量的会前筹备工作,是会议质量的..,是会议成功的前提。因此,必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划,组建会务班子,准备会议材料,安排会议后勤保障和布置会场。

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拟定会议计划

拟定会议计划是会前筹备的..步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层,如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案,然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排,通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知,通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。

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组建会务班子

组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大,持续时间也较长,因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队,通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会,可以由一名主要..任主任,分管..任副主任,会议相关职能部门主要负责人为成员,在筹备委员会下再建立子工作组,一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、..保卫组等,各组确定人员,明确分工,层层负责,并定期碰头交流工作进展。

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准备会议资料

会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括..资料(会上学习的或要宣读的文件材料、..讲话稿、主持词等)、来宾资料(会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等)、会务资料(接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等)和沟通资料(会议参考文件、会议宣传资料、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料)。有的会议还要编印交流发言材料汇编,印发..讲话稿等。
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